Arbeiten 4.0: Zusammen & Digital!

09.02.2021 | Gelingende Remote-Kooperation - mit den richtigen Kollaborations- und Vertriebstools

Das Corona-Virus und die damit zusammenhängenden Maßnahmen haben unseren Lebensalltag seit dem vergangenen Jahr deutlich verändert. Das Kommunizieren im privaten Bereich, welches ohnehin schon zuvor vor allem durch das Smartphone bewerkstelligt wurde, ist mehr oder weniger komplett in den digitalen Bereich gewandert — heute wundert es niemanden mehr, die Yoga-Stunde per Zoom, den Stammtisch via MS Teams und den wöchentlichen Großelternanruf mithilfe von Facetime durchzuführen. Und auch im Geschäftsalltag war es 2020 relativ plötzlich machbar, organisatorische Strukturen und technische Voraussetzungen zu schaffen, die ein Arbeiten aus der Distanz (aus dem sogenannten „Home-Office“) zu ermöglichen. Für viele Unternehmen war und ist dies eine große Herausforderung – aber eben auch eine Chance und ein — wenn auch etwas holpriger — Start in die Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse. Denn mit dem Arbeiten von Zuhause aus haben sich bereits jetzt viele Prozesse ins Digitale verlagert — eine Entwicklung, die vermutlich auch nicht zurückzudrehen ist, sobald die Pandemie eingedämmt werden kann.

Doch was sind eigentlich die Mindestvoraussetzungen, damit die Remote-Arbeit wirklich auf den Unternehmenserfolg und auf eine konsequente und fortlaufende Digitalisierung der Prozesse einzahlen kann? Die Antwort für einen ersten Schritt: Ein Mix aus stabilen, performanten und vor allem sicheren Internet-Anbindungen, der routinierten Nutzung cloud-basierter Kollaborations­tools und vor allem die Verlagerung vertriebsorientierter Arbeit ins Netz — z. B. mit individuellen Online-Vertriebshilfen, Web-Seminaren und professionellen Videokonferenzen.

Cloud­basierte Kollaborations­tools

Selbstverständlich ist für die Kommunikation nach außen sowie das lückenlose Remote-Arbeiten unerlässlich, dass Onlinedienste für E-Mails und Terminverwaltung sowie zum Filehosting bzw. zur Datenspeicherung genutzt werden. Auch hier bietet avency ihren Kunden je nach deren Anforderungen verschiedene Lösungen: Von sicheren und schnell einzurichtenden VPN-Zugängen auf interne File-Server über Installation und Konfiguration einer unternehmenseigenen NextCloud bis hin zur Einrichtung von Microsoft Office 365-Diensten für große Unternehmen. Diese Dienste machen i. d. R. Installationen auf den einzelnen Clients überflüssig und bieten zeit-, orts- und netzwerkunabhängiger Zugriff. Sie sind jederzeit lokal integrierbar, bieten beste Kontrolle und Sicherheit — eine solide Basis für das Arbeiten im Home-Office.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Projektmanagement-Tools, die das alltägliche Co-Working erleichtern. Hier geht es vor allem darum, Aufgaben zu verwalten, in Tickets zu erfassen und strukturiert abzuarbeiten und Prozesse zu dokumentieren. Bei avency kommen hier neben der Agentur-Software troi vor allem Werkzeuge aus dem Hause Atlassian — wie Jira und Confluence — zum Einsatz, die wir auch für unsere Kunden einrichten und betreiben. Während große Unternehmen auch hier verstärkt auf Standard-Software von Microsoft und SAP setzen, finden kleinere Unternehmen, vor allem aus der Dienstleistungsbranche, gute Alternativen, z. B. mit Asana, Moco, Hubspot oder Slack ihre Prozesse zu steuern.

Digitale Vertriebs­werkzeuge

Unternehmen müssen gerade im Vertrieb derzeit auf den direkten Kundenkontakt verzichten — Orte und Gelegenheiten, die eigenen Produkte und Dienstleistungen so zu präsentieren, dass Sie beim Kunden ankommen, finden sich nur schwer. Umso wichtiger ist es, dass Marketing­unterlagen zielgruppenspezifisch, höchst aktuell und einwandfrei in Qualität und Optik erstellt werden können, wenn diese verschickt oder online präsentiert werden sollen. Ein äußerst effizientes und prozessoptimiertes Tool ist z. B. der Vertriebshilfen-Wizard, den avency für die Köster GmbH entwickelt hat. Mit diesem Werkzeug ist es möglich, online mit nur wenigen Klicks Vertriebsmaterialien wie PDFs und Präsentationen bedarfs- und zielgruppengerecht zu erstellen. Dabei werden aktuelle Daten wie Ansprechpartner, Referenzobjekte o. Ä. direkt aus entsprechenden Datenbanken gezogen — ein echter Mehrwert für das Vertriebsmanagement.

Web-Seminare & Videokonferenzen 

Gerade um die Auswirkungen des „Social Distancing“ so gering wie möglich zu halten, ist es unerlässlich, auch geschäftliche Begegnungen und Kontakte so persönlich und erfahrbar zu gestalten wie eben möglich. Beispielsweise können Mitarbeiter auch online geschult und informiert werden sowie sich auf diesem Wege begegnen — mit Web-Seminaren, die durch Einsatz audio-visueller Mittel in Echtzeit tatsächlichen Erlebnischarakter bieten. Auch Ihre Kunden können und sollten Sie „digital“ treffen: In professionellen Videokonferenzen schaffen Sie — trotz räumlicher Distanz — einen persönlichen Kontakt.

Software wie beispielsweise Webinar Jam, Microsoft Teams Live Events, GoToMeeting oder Jitsi bieten nicht nur eine einfache Verwaltung von Teilnehmern und die Möglichkeit, Bildschirminhalte zu teilen, sondern ebenso eine gleichzeitige Text-Kommunikation via Chat. Auch die Integration von Umfragen oder digitalen Flipcharts ist möglich. Dies bietet eine informationsreiche und unterhaltsame Wissensvermittlung, die zugleich das Team Building im Unternehmen unterstützen kann sowie dem Kontakt mit Kunden und Interessenten die persönliche Note zurückgibt.

Digitalisierung ist mehr als nur Home Office!

Die letzten 10 Monate haben gezeigt, dass Unternehmen auch bei der Digitalisierung einzelner Arbeitsbereiche schneller und kreativer Lösungen entwickeln als es bisher möglich schien. Aber: Wer die Chancen der Zeit für eine weitergehende Digitalisierung von Geschäftsmodellen und -prozessen nutzen möchte, sollte — nach dieser ersten, aktionistischen Phase — klare Strategien entwickeln. Hier werden Daten und ihre bestmögliche Nutzung der Dreh- und Angelpunkt sein. In vielen Unternehmen sind für Service, Vertrieb, Marketing und Abrechnung bereits Systeme im Einsatz, die für die dezentrale Zusammenarbeit erreichbar und gleichzeitig gegen Fremdzugriffe abgesichert werden müssen. Dies können CRM-, ERP-, PIM- oder DAM-Systeme sein, genauso wie Eigenentwicklungen oder Intranet-Anwendungen aus den Unternehmen, auf deren Daten und Prozesse zugegriffen werden muss. Sofern diese Anwendungen in unserem Rechenzentrum gehostet werden oder wir die Server-Betreuung on-premise bei unseren Kunden verantworten, findet avency hier stets genau die richtigen Lösungen, um einen solchen sicheren Zugriff zu ermöglichen. Aber auch hier geht die Entwicklung in Richtung Cloud und große wie kleine Anbieter offerieren gute Möglichkeiten, Produkt- und Unternehmensdaten strukturiert und vor Fremdzugriffen geschützt abrufbar und bearbeitbar zu machen. Gerade unsere tiefgreifenden Kenntnisse in der System-Integration und Schnittstellen-Programmierung befähigen uns, gemeinsam mit unseren Kunden genau die passenden benötigten Dienste auszuwählen und auf sichere Weise in ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. Sprechen Sie uns an!

Tabea Laus
Tabea Laus
Creative & Operating Director

Kontakt

Tabea Laus

Creative & Operating Director

+49 2532 9509-151
tabea.laus@avency.de

Ich freue mich auf Ihren Anruf oder Ihre Mail.